Digitale Stadt Gudensberg: Digitalisierungsstrategie sichert Qualität kommunaler Dienstleistungen

Auch Melanie Röder, Mitarbeiterin im Fachbereich Kultur und Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Gudensberg, erledigt ihre Arbeit von zu Hause aus. Das Arbeiten vom häuslichen Schreibtisch hat durch die Corona-Pandemie einen heftigen Schub erhalten. Auch die Stadt Gudensberg setzt auf mobiles Arbeiten, um das Corona-Infektionsrisiko zu verringern. Dabei dürfe aber die Bürgernähe nicht verloren gehen, betont Bürgermeister Frank Börner.

In normalen Zeiten ist das Gudensberger Rathaus ein häufig und in den meisten Fällen auch gern aufgesuchter Ort. Bürgerorientierung und ein guter Kundenservice sind für die Mitarbeiter/innen kein Fremdwort. Einen großen Teil der Kundenkontakte wickeln die Mitarbeiter/innen des Bürgerbüros ab. An der Theke im Foyer und in den zwei transparenten Büros wird informiert und beraten, es werden Anträge für häufig vorkommende Dienstleistungen entgegengenommen, auch werden Eintrittskarten verkauft. Dies alles ist seit gut einem Jahr so nicht mehr möglich.

Kontakte über Telefon und E-Mail
Der Zugang zum Bürgerbüro wie auch zu den übrigen Abteilungen im Rathaus musste eingeschränkt und reglementiert werden, um die Gefahr einer Übertragung von Corona-Viren zu minimieren. Der Kontakt findet nun überwiegend telefonisch oder per E-Mail statt. Dank der Digitalisierungsstrategie des Gudensberger Rathauses können die Mitarbeiter/innen viele Anliegen auch von zu Hause aus genauso schnell und mit der gleichen Sorgfalt bearbeiten wie üblich.

Vor zwei Jahren hat die Stadt Gudensberg ein neues Desktopsystem mit vollständig digitalem Workflow (Bearbeitungsprozess) eingeführt. Analog eingehende Dokumente werden digitalisiert und stehen per PC zur Bearbeitung zur Verfügung, auch am Rechner zu Hause. Die Ablage in einer Cloud erleichtert den externen, aber natürlich datengeschützten Zugriff. Das System ist integriert, das heißt, Dokumente und die dazugehörige Kommunikation laufen zusammen, sind daher jederzeit an einem Ort verfügbar. Das aufwändige Suchen in Akten entfällt. Die Bearbeitung ist somit nicht nur dezentral, sondern auch papierlos möglich, was Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

Weitere Vernetzung geplant
Da eine Kommunalverwaltung heutzutage mit zahlreichen spezialisierten Anwendungen arbeitet, ist es (noch) nicht möglich, alle Teilsysteme miteinander zu verzahnen. So kann das stark gesicherte Einwohnermeldewesen, in dem große Mengen besonders schutzwürdiger Daten gespeichert werden, nicht von externen Rechnern angesteuert werden. Hier stehen vor einer Systemintegration mit Recht besonders hohe, auch gesetzliche Hürden. Aber auch hier arbeiten die kommunalen IT-Fachleute – unabhängig von der Ausnahmesituation einer Pandemie – an einer Strategie, die Datenschutz, Bürgernähe und Servicequalität zugleich stärken soll.