Stadtverwaltung Gudensberg setzt auf digitalen „Rechnungsworkflow“

Thomas Wagner, Leiter der Stadtkasse, Katharina Engelbrecht, Leiterin Fachbereich Finanzen, und Anika Kuhl, Mitarbeiterin der Finanzabteilung, sehen sich die grafische Benutzeroberfläche des Rechnungsworkflows an. Die Stadtverwaltung Gudensberg setzt seit Jahresbeginn einen papierlosen „Rechnungsworkflow“ (RWF) ein. Damit geht die Verwaltung einen weiteren wichtigen Schritt bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse voran. Nach der Einführungsphase soll das Verfahren die schnellere Abwicklung von Rechnungen ermöglichen.

Bei bis zu 10.000 Rechnungen, die das Gudensberger Rathaus im Jahr erhält, können bis zu 50.000 Seiten Papier und eine große Menge Toner für die Kopierer eingespart werden. Außerdem kommt die Stadtverwaltung den Vorgaben einer EU-Richtlinie nach, die künftig das Erstellen und Verarbeiten von digitalen Rechnungen vorschreibt.

Als das erste Mal der Begriff „Rechnungsworkflow“ fiel, fragten die meisten Kollegen/innen im Rathaus, was damit gemeint sei, sagt Katharina Engelbrecht, Leiterin des Fachbereichs Finanzen. Nachdem man sich für die Software eines erfahrenen IT-Dienstleisters, der ekom21 (Kommunales Gebietsrechenzentrum), entschieden hatte, sei daher ein umfangreiches Schulungsprogramm angelaufen, bei dem nicht nur neue Begriffe geklärt wurden, sondern alle Mitarbeiter/innen auch mit der Arbeitsweise des Programmes vertraut gemacht wurden.

Bis zum Ende des vergangenen Jahres, erläutert Engelbrecht, kamen die Rechnungen in Papierform auf den Schreibtisch. Nach dem Eingang im Rathaus wurden sie an die Sachbearbeiter verteilt, die dann nach Prüfung die sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigten und sie an den Fachbereich Finanzen zur Buchung weiterreichten. Die Auszahlung erfolgte durch die Stadtkasse. Dieses Verfahren wird im Wesentlichen beibehalten, sagt die Kämmerin, nur, dass dies seit Jahresbeginn 2020 am Bildschirm mit Hilfe der Software „RWF 3.0“ komplett digital passiere.

Nach der Einarbeitungsphase rechnet Engelbrecht neben der schon beschriebenen Ressourceneinsparung auch mit einer geringeren Bearbeitungszeit für die Rechnungen. Ein Platzgewinn ergäbe sich durch die nicht mehr benötigte „Papier“-Archivierung. Weiterer Vorteil: Alle Mitarbeiter der Verwaltung können gleichzeitig Zugriff auf die Rechnungen nehmen. Das Suchen in Akten entfalle.